Politique de confidentialité

L’Association des malentendants canadiens (AMEC) et ses entités se sont engagés à protéger la vie privée de leurs clients, membres, employés, donateurs, bénévoles, membres et autres intervenants. Nous apprécions votre confiance et reconnaissons que le maintien de cette confiance exige que nous soyons transparents et responsables dans la manière dont nous traitons les informations personnelles partagées avec nous.

Au cours de nos diverses activités, nous recueillons et utilisons fréquemment des informations personnelles. Ces informations peuvent être obtenues directement de vous ou collectées auprès de tiers ayant le droit de nous les divulguer. Notre politique relative à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation ou à la conservation des renseignements personnels qui nous sont confiés est conforme aux principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada)..

Qu’est-ce que des informations personnelles?

Les informations personnelles sont des informations qui contribuent à l’identification d’un individu et incluent des détails pouvant être utilisés pour distinguer, identifier ou contacter un individu spécifique.

Les coordonnées professionnelles et certaines informations accessibles au public, telles que les noms, adresses et numéros de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques, ne sont pas considérées comme des informations personnelles dans ce contexte.

Informations personnelles collectées par l’AMEC

L’AMEC recueille des renseignements personnels pour appuyer la prestation des programmes et des services, établir, maintenir et gérer nos relations avec nos clients, membres, employés, donateurs, bénévoles et membres, et à des fins de recherche, de collecte de fonds, d’éducation publique et de défense des intérêts.

L’AMEC recueille des renseignements personnels lorsqu’un individu :

  • Des registres pour accéder aux services de l’AMEC
  • S’inscrit à un événement
  • Participe à toute fonctionnalité interactive de nos sites Web
  • Fait un don en ligne
  • Achète un produit en ligne
  • Devient employé ou bénévole
  • Nous contacte avec une demande, un commentaire ou une suggestion
  • S’abonner à une liste de diffusion ou à une newsletter

Les informations personnelles collectées peuvent inclure :

  • Nom
  • Les informations de contact telles que l’adresse du domicile, le numéro de téléphone, l’adresse de courrier électronique (lorsqu’un message électronique a été envoyé à l’AMEC via le site Web, l’heure à laquelle le message a été envoyé et l’adresse IP à partir de laquelle il a été envoyé est automatiquement collectée)
  • Informations démographiques telles que l’âge et le sexe
  • Informations sur la santé auditive
  • Informations de carte de crédit ou de compte bancaire
  • Préférences de langue et de communication
  • Des informations spécifiques à un service ou à un événement, telles que le nom et le numéro de téléphone d’une personne à contacter en cas d’urgence, les restrictions alimentaires et les préférences d’hébergement

Utilisation d’informations personnelles

Clients, membres et clients

S’inscrire à un service ou à un événement

Lorsqu’un client, un membre ou un client s’inscrit à un service ou à un événement de l’AMEC ou achète un produit, des informations personnelles telles que le nom, l’adresse électronique, l’adresse postale, le numéro de téléphone, les coordonnées d’urgence, les exigences alimentaires et les préférences en matière d’hébergement peuvent être demandées.

Nous recueillons ces informations pour faciliter la participation à l’événement et fournir les services demandés. Nous utiliserons les informations de contact d’urgence uniquement si nécessaire en cas d’urgence.

Lorsqu’une personne s’inscrit auprès de l’AMEC pour des services ou est dirigée par son médecin, l’information sur sa santé auditive est collectée.

Ces informations sont collectées pour identifier la personne, recommander / fournir des services ou aides techniques spécifiques, ou à des fins de recherche. Les informations personnelles peuvent être utilisées pour contacter la personne ou ses parents et / ou tuteurs légaux lorsque cela est nécessaire. Avec la permission de l’individu, l’AMAEC peut également lui envoyer des informations sur d’autres produits ou services d’intérêt. Une personne peut refuser de recevoir de telles communications à tout moment en nous contactant comme indiqué dans la section «Contactez-nous» ci-dessous.

S’inscrire en ligne

Lors de son inscription en ligne, l’individu peut choisir de fournir à l’AMEC des informations sur ses intérêts personnels. Nous utilisons ces informations pour envoyer les informations individuelles en fonction de leurs intérêts. Une personne peut modifier ses intérêts personnels à tout moment en mettant à jour son profil.

L’AMEC peut parfois utiliser des adresses électroniques et des numéros de téléphone pour enquêter sur des activités susceptibles de violer les conditions d’utilisation acceptable associées à une offre de services de l’AMEC en particulier.

Employés et bénévoles

Accès des employés et des volontaires à leurs informations personnelles

Accès aux informations personnelles est limité aux employés autorisés qui ont un motif légitime d’y accéder. Un employé ou un bénévole peut accéder à ses informations personnelles et les vérifier, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, la loi nous impose de refuser l’accès aux informations susceptibles de révéler des informations personnelles sur une autre personne. Si l’accès est refusé, le motif du refus sera fourni.

Informations personnelles des employés

L’AMECutilise des informations personnelles sur ses employés pour établir, gérer et mettre fin à la relation de travail. Ceci comprend :

  • Les informations personnelles collectées au cours du processus de recrutement, y compris les informations sur les CV et les formulaires de candidature (coordonnées, antécédents personnels et professionnels, qualifications, coordonnées d’urgence, résultats de la vérification de casier judiciaire, informations provenant de références)
  • Les informations sur la paie, y compris le numéro d’assurance sociale, le taux de rémunération, les heures de travail, les retenues, les informations sur les comptes bancaires et les ordonnances judiciaires
  • Informations sur les avantages, y compris primes ou cotisations, informations sur la couverture, date de naissance, état matrimonial, informations sur les personnes à charge, informations médicales
  • Information sur le rendement, y compris l’historique du travail, les évaluations du rendement, les notes disciplinaires et connexes, la documentation sur les qualifications du poste, l’information sur la concurrence interne
  • À d’autres fins identifiées lors de la collecte des informations.

Informations personnelles des volontaires

L’AMEC utilise des informations personnelles sur les volontaires dans le but de les recruter, d’établir et de gérer un programme de volontariat efficace et à d’autres fins identifiées lors de la collecte des informations. Ceci comprend :

  • Les informations personnelles collectées lors du processus de recrutement, y compris les informations sur les formulaires de candidature (informations de contact, historique personnelle et professionnelle, qualifications) et les informations collectées à partir de références
  • Informations relatives aux services du volontaire, y compris la disponibilité, l’horaire, les tâches et les notes relatives aux qualifications du volontaire.

Donateurs et autres parties prenantes

Lorsqu’un don est fait, l’AMEC recueille le nom du donateur, son adresse ainsi que ses coordonnées de carte de crédit ou de banque afin de traiter le don et d’émettre un reçu d’impôt. En guise de remerciement, et pour rappeler aux autres le besoin d’appui, l’AMEC peut reconnaître publiquement le nom du donneur, à moins que celui-ci n’indique qu’il préfère ne pas être reconnu. Le nom du donateur peut être publié en association avec la fourchette du montant en dollars du don.

Les dons peuvent également être faits en l’honneur ou à la mémoire de quelqu’un, ou pour parrainer un participant à l’un de nos événements. L’AMEC recueille des renseignements personnels sur le destinataire du don ou sur la famille du destinataire dans le cas d’un don en mémoire, tels que leurs nom, adresse et coordonnées. Nous collectons ces informations personnelles afin d’informer le destinataire du don. Nous n’utilisons ni ne divulguons les informations personnelles du destinataire à d’autres fins que si celui-ci nous en donne la permission. Le donateur a la possibilité de décider s’il souhaite être identifié comme expéditeur du don. Nous ne publions pas le montant de tout don fait en l’honneur ou en mémoire. En tant que sponsor d’un participant à l’un de nos événements, le donateur a la possibilité de décider si le montant du don peut être rendu public ou non.

Possibilité d’apporter un soutien financier à l’AMEC

L’AMEC peut à l’occasion offrir à ses clients, membres, employés, bénévoles et autres parties prenantes la possibilité de faire un don à l’AMEC par le biais de ses programmes de publipostage, de télémarketing ou de collecte de fonds. Nous collectons et conservons uniquement les informations personnelles sur les donateurs et les donateurs potentiels dont nous avons besoin pour collecter des fonds de manière efficace. Pour nous assurer que nous offrons des opportunités d’intérêt à la personne, notre personnel philanthropique saura que vous êtes un client, l’année où vous en êtes devenu un et les services que vous utilisez.

Vous pouvez choisir de ne plus recevoir d’opportunités de dons en nous contactant comme indiqué dans la section «Contactez-nous» ci-dessous.

Listes de diffusion et lettres d’information

Si une personne s’inscrit à un bulletin d’information, l’AMEC utilise son adresse électronique et / ou son domicile, selon le cas, pour envoyer le bulletin d’information et les autres informations demandées. L’AMEC assure des communications régulières avec ses clients, membres, employés, donateurs, bénévoles et autres parties prenantes, par courrier postal et courrier électronique. Toute information personnellement identifiable fournie par vous sera utilisée dans le but de livrer l’article de courrier, de la recherche et / ou du marketing.

Une personne peut refuser de recevoir de telles communications à tout moment en nous contactant comme indiqué dans la section «Contactez-nous» ci-dessous.

Informations sur le site

En règle générale, les personnes peuvent visiter notre site Web sans nous fournir d’informations personnelles. Le site utilise des cookies et un logiciel de suivi des clics. Le site enregistre également des informations telles que les détails du périphérique (mobile, tablette, etc.), l’adresse IP (un numéro attribué automatiquement à l’ordinateur ou au périphérique de l’individu utilisé pour naviguer sur Internet et à partir duquel la localisation géographique générale du périphérique peut être dérivée. ), ainsi que d’autres informations connexes telles que les demandes de page, les types de navigateurs (par exemple Explorer, Chrome, Safari ou Firefox), les systèmes d’exploitation, la date et le temps moyen passé sur notre site Web. Ces informations permettent d’analyser et de comprendre l’utilisation du site (par exemple, les pages ou les sections les plus populaires et les heures de pointe) et, d’une manière générale, d’aider à la planification d’améliorations futures de notre service.

Au cours de chaque visite sur notre site Web, les pages consultées, ainsi qu’un court fichier texte appelé «cookie», sont téléchargés sur l’ordinateur de la personne. De nombreux sites Web le font parce que les cookies permettent aux éditeurs de sites Web de faire des choses utiles, telles que savoir si l’ordinateur s’est déjà connecté au site Web. Cela se fait lors d’une visite répétée en consultant le cookie qui y avait été laissé lors de la dernière visite. Les cookies, en eux-mêmes, ne fournissent pas l’adresse électronique d’une personne ou d’autres informations personnelles à moins que la personne choisisse de fournir ces informations.

La partie « aide » de la barre d’outils de la plupart des navigateurs montre comment empêcher le navigateur d’accepter de nouveaux cookies, comment le faire savoir lorsqu’un nouveau cookie est reçu ou comment le désactiver complètement.

Divulgation d’informations personnelles

Les individus ont le droit de limiter le traitement de leurs informations personnelles; c’est-à-dire avec qui il peut être partagé et dans quel but. L’AMEC ne divulgue, ne loue, ne vend pas et ne divulgue pas d’informations personnelles sans le consentement de la personne, sauf indication contraire dans la présente politique de confidentialité ou dans la mesure requise par la loi.

Informations client / membre / client

En interne, nous ne divulguerons les informations personnelles d’un individu qu’aux employés et aux volontaires qui doivent le savoir pour pouvoir fournir et soutenir les services demandés par l’individu.

Recherche

De temps à autre, l’AMEC mène des recherches au moyen d’enquêtes, d’entretiens avec des clients / membres ou en utilisant les informations des membres de l’AMEC. Dans tous les cas, les clients / membres sont informés que les informations qu’ils fournissent sont utilisées uniquement à des fins de recherche et que toutes les informations seront gardées confidentielles. Les participants reçoivent un numéro d’identification d’étude unique, anonyme et non identifiable. Toutes les données et enregistrements des interviews sont réservés aux membres de l’équipe de recherche. Les informations sur les participants ne sont pas divulguées à des personnes extérieures ou à des organisations de chercheurs extérieures à l’AMEC et aucun nom n’est utilisé dans les discussions au sein de l’équipe de recherche. Les noms des clients / membres ne sont pas inclus dans les documents imprimés faisant partie de l’étude ni dans les publications concernant la recherche. Toutes les informations acquises au cours de la recherche sont enregistrées dans un dossier verrouillé dans une base de données interne de l’AMEC. Seuls les membres du département de recherche ont accès. Les fichiers audio sont supprimés une fois qu’ils ont été transcrits dans la base de données sécurisée.

Les listes de clients / membres ne sont pas fournies à des organisations extérieures à des fins de recherche. À l’occasion, l’AMEC contactera les membres au nom d’une organisation ou d’un organisme externe et leur demandera s’ils sont disposés à participer à des recherches menées par un organisme externe. Ils sont parfaitement informés que leur participation est entièrement volontaire, confidentielle et n’est en aucun cas liée à leur traitement de réadaptation à l’AMEC.

Renseignements personnels sur les employés et les bénévoles

L’AMEC peut divulguer les renseignements personnels d’un employé ou d’un bénévole à des tiers uniquement dans le but pour lequel les renseignements ont été recueillis, avec l’accord de l’individu, ou tel que requis ou autorisé par la loi.

Si un employé ou un bénévole souhaite limiter le partage de ses informations personnelles conformément à la loi, il peut adresser une demande au responsable de la protection de la vie privée précisant les informations personnelles à limiter et leurs destinataires. Le responsable de la protection de la vie privée indiquera à la personne si les informations demandées peuvent être restreintes à la demande.

Fournisseurs de services extérieurs

Le terme «fournisseur de services externe» inclut les fournisseurs, les consultants et les partenaires ou agences de prestation de services.

L’AMEC peut faire appel à des fournisseurs de services externes pour exécuter certains services en son nom. Ces organisations ne reçoivent que les informations nécessaires à la réalisation de ces services et nous prenons des mesures pour nous assurer que ces informations sont transférées et stockées de manière sécurisée et utilisées uniquement aux fins prévues.

Les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des informations personnelles peuvent exercer des activités aux États-Unis ou dans un autre pays, auquel cas les informations personnelles sont soumises à la législation en vigueur aux États-Unis ou dans cet autre pays. Par exemple, les informations personnelles peuvent être partagées en réponse à des demandes valables des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans le pays où les données résident.

Les accords de l’AMEC avec les fournisseurs de services définissent nos attentes en matière de confidentialité et de protection des informations personnelles; en particulier, ils exigent que le fournisseur de services :

  • Maintenez la confidentialité et la sécurité des informations personnelles fournies par l’AMEC et utilisez-les uniquement en conformité avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée.
  • Interdire l’accès, l’utilisation ou la divulgation d’informations personnelles à des fins autres que la fourniture des services couverts par l’accord.
  • Signaler immédiatement à l’AMEC tout accès, utilisation ou divulgation des informations personnelles fournies par l’AMEC autrement que pour la fourniture des services couverts par l’accord.
  • Fournir des contrôles d’accès et des garanties pour la gestion, la conservation et la destruction sécurisées des informations personnelles fournies, le cas échéant.
  • Conformément à l’obligation légale qui incombe à l’AMEC de protéger la confidentialité des informations personnelles sous sa responsabilité, le fournisseur de services lui donne le droit de vérifier sa conformité à nos exigences en matière de confidentialité ou de fournir une copie de son plus récent audit indépendant de sécurité de l’information et / ou de la vie privée.

L’AMEC ne fournira pas de renseignements personnels à un fournisseur de services externe si des informations non identifiées ou agrégées serviront à cette fin.

L’AMEC et nos fournisseurs de services peuvent fournir des informations personnelles en réponse à une obligation légale, en cas de violation d’un accord ou de violation de la loi par une entité habilitée à établir des faits, ou si cela est autrement requis ou autorisé par la loi.

Des donateurs

De temps à autre, l’AMEC échange les noms et adresses de ses donateurs avec d’autres organismes caritatifs aux vues similaires pour poursuivre ses efforts de collecte de fonds. Il va de soi que l’AMEC offre régulièrement à ses donateurs la possibilité de refuser l’utilisation de leur nom et de leur adresse à ces fins. Un donateur peut également choisir de ne pas participer au programme en nous contactant comme indiqué dans la section «Contactez-nous» ci-dessous.

Médias sociaux / Forums

Si vous soumettez ou publiez volontairement des informations, des photographies ou tout autre contenu sur des forums, des pages Twitter ou des pages Facebook ou d’autres sites / réseaux de réseaux sociaux, des éléments de vos informations personnelles peuvent être automatiquement inclus dans la publication, y compris votre nom d’utilisateur et votre nom. adresse e-mail, et cette information peut être collectée et utilisée par d’autres. L’AMECn’a aucun contrôle sur et n’est pas responsable de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de tout contenu d’utilisateur posté par les utilisateurs de tels forums et pages de réseaux sociaux. Toute information personnelle publiée, utilisée ou divulguée via de tels sites n’est pas soumise à cette politique.

Obligation légale

L’AMEC peut divulguer vos renseignements personnels à une institution gouvernementale qui a fait valoir son pouvoir légitime d’obtenir les renseignements ou lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire que ces renseignements pourraient être utiles dans le cadre d’une enquête sur une activité illégale ou pour se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance. ordonnance rendue par un tribunal, une personne ou un organisme ayant compétence pour contraindre la divulgation d’informations ou pour se conformer aux règles judiciaires en matière de divulgation de dossiers et d’informations, ou pour protéger les droits et la propriété de l’AMEC ou de toute autre manière autorisée ou requise par la loi.

Sécurité – Protection des informations personnelles

L’AMEC prend des mesures raisonnables pour s’assurer que nos systèmes protègent les informations personnelles contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation, la copie, la divulgation ou la modification. Les sauvegardes incluent mais ne se limitent pas à :

  • Responsable de la sécurité des systèmes désigné, responsable des contrôles de sécurité de l’information et de la surveillance continue pour renforcer la sécurité de l’information de l’AMEC.
  • Pare-feux, détection d’intrusion, anti-virus, mots de passe forts, verrouillage d’écran basé sur l’inactivité, contrôle d’accès obligatoire pour PDA et autres solutions logicielles pour la sécurité technique
  • Signature de la confidentialité par tous les employés
  • Orienter, familiariser et former le personnel avec notre politique et nos pratiques en matière de protection de la vie privée, et mettre l’accent sur l’importance de la protection de tout renseignement personnel le concernant.

Conservation et élimination des informations personnelles

La durée de conservation des informations personnelles par l’AMEC dépend du service et du type d’information. Les informations personnelles sont conservées aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire de les utiliser à des fins de service, de recherche, juridiques ou commerciales. Lorsque des informations personnelles ne sont plus nécessaires à ces fins, elles sont détruites ou supprimées de manière sécurisée.

Accès aux informations personnelles et correction

Les personnes ont le droit d’accéder à des informations personnelles contenues dans l’AMEC et de les corriger dans nos archives. Pour ce faire, ils doivent contacter l’AMEC comme décrit dans la section «Contactez-nous» ci-dessous. Afin de protéger la vie privée des personnes, l’AMEC prendra des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de la personne avant de donner accès aux informations personnelles ou d’y apporter des corrections.

Violation de la vie privée

Dès que l’AMEC aura connaissance d’une possible violation de notre politique de confidentialité, nous prendrons des mesures immédiates pour contenir, enquêter et remédier à la situation et communiquer avec les parties concernées, conformément à la loi et à notre pratique de gestion des violations.

Lien vers des sites externes

Des liens vers des sites Web tiers à partir du site Web de l’AMEC sont fournis pour la commodité de nos utilisateurs. L’AMEC n’exerce aucun contrôle sur la manière dont les organisations exploitant de tels sites Web liés peuvent collecter, utiliser, divulguer ou traiter de quelque manière que ce soit vos informations personnelles. L’inclusion d’un lien n’implique en aucun cas que l’AMEC approuve une autre organisation, ses sites Web, ses produits et / ou ses services.

Changements à la politique de confidentialité

La politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements apportés à nos pratiques en matière de données personnelles. Ces modifications seront affichées sur le site Web de l’AMEC.

Contactez-nous

Pour réviser ou mettre à jour les informations personnelles de l’AMEC ou pour retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et / ou à la divulgation de ses informations personnelles ou du nom de celles-ci dans un courrier électronique ou une autre liste de courrier électronique, veuillez nous contacter à :

Association des malentendants canadiens
901-75 rue Albert
Ottawa, ON K1P5N7
Tél.: 613-526-1584
Courriel: info@chha.ca

Les personnes ont le droit de contester notre conformité à la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Pour toute question ou commentaire au sujet de la présente politique de confidentialité, communiquez avec notre responsable de la confidentialité au 613-526-1584 ou par courriel à Privacy@chha.ca.

De plus amples informations sur la vie privée en général et sur les droits individuels en matière de renseignements personnels sont disponibles sur le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada..